Begroten en bewaken van huisvestingskosten

Financiële middelen zijn altijd beperkt aanwezig. Daarom leggen bedrijven en instellingen in een jaarlijkse begroting vast waaraan het beschikbare geld zal worden gespendeerd.

Onderdeel van de jaarlijkse begroting is de huisvestingsbegroting. Deze bestaat uit twee delen: de exploitatie- en de investeringsbegroting. De exploitatiebegroting bevat afschrijvingskosten, rentekosten, huurpenningen, verzekeringspremies en leges, waterschapskosten, energie, personeelskosten, kosten voor dagelijks preventief en correctief onderhoud. De investeringsbegroting betreft groot onderhoud en aanpassingen die nodig zijn als gevolg van gewijzigde eisen.

Huisvestingsbudgetten zijn geënt op specifieke eisen

Organisaties waarvoor het uitbaten van gebouwen niet de primaire doelstelling is, geven over het algemeen het liefst zo min mogelijk geld uit aan hun huisvesting. Ook wil men in tijden van financiële krapte kunnen schuiven met huisvestingsbudgetten ten gunste van investeringen in andere gebieden.
Om de huisvestingbudgetten goed te kunnen motiveren en bewaken zijn financiële systemen nodig die geënt zijn op de specifieke eisen van het gebouwbeheer. Die eisen wijken meestal af van die van de primaire processen van de organisatie.

Financieel inzicht maakt begroten, bewaken en verbeteren mogelijk

Drie administraties zijn specifiek van belang:

• Activalijst met boekwaarden, afschrijftermijnen en periodieke afschrijving
• Budgetbewaking op basis van de verstrekte opdrachten en de betaalde facturen
• Meerjaren onderhoudskostenplan

Accuraat financieel inzicht is van cruciaal belang. Want zonder accuraat financieel inzicht zijn verbeterprocessen niet mogelijk, kunnen budgetten niet worden onderbouwd en zijn budgetten niet betrouwbaar te bewaken.

De administraties moeten voldoen aan een aantal eisen.

In de activalijst moeten de onderscheiden afschrijftermijnen zijn verwerkt. De gebouwconstructie heeft namelijk een heel andere afschrijftermijn dan bijvoorbeeld een brandmeldinstallatie. Belangrijke gebouwelementen moeten individueel herkenbaar zijn met de datum van activering. Dit maakt het mogelijk goede beslissingscalculaties te maken in geval van gebouwaanpassingen.

De budgetbewaking dient díe detaillering te hebben, die nodig is voor het bijsturen van de huisvestingprocessen. De financiële informatie moet gebaseerd zijn op zowel de verplichtingen die zijn aangegaan als op de ontvangen facturen. Een administratie die alleen op facturen is gebaseerd, ijlt maanden na op de werkelijkheid. Ten gevolge hiervan wordt een budgetoverschrijding veel te laat gesignaleerd.

Het meerjaren onderhoudskostenplan geeft de belangrijke onderhoudsinvestering voor de komende jaren weer (bijvoorbeeld 15 jaar). Dit plan heeft als doel uitgaven in de toekomst over de jaren heen te egaliseren. Het wordt ook gebruikt bij strategische beslissingen over bijvoorbeeld verbouwingen, verkoop en sloop. Omdat het voor de meeste organisaties niet mogelijk is ver in de toekomst te kijken, is het zinvol de eerste komende drie à vijf jaar gedetailleerder te begroten dan de jaren die verder in de toekomst liggen. Voor de eerste jaren wordt gebruik gemaakt van adviezen van onderhoudsfirma’s en eigen analyses. Voor de jaren die verder in de toekomst liggen is de technische levensduur van de elementen bepalend.

Kosten voor huisvesting worden inzichtelijk

Onze ervaring leert dat de inzichtelijkheid van de huisvestingkosten in veel organisaties onvoldoende is voor het maken van goede budgetonderbouwingen en voor het ondersteunen van verbeterprocessen. Daarom willen wij in dit artikel een lans breken voor het implementeren van een systeem van financieel beheer dat reeds na 6 maanden operationeel kan zijn en na een klein jaar betrouwbare budgetonderbouwingen kan leveren. Ook kunnen er maandelijkse budget forecasts mee worden gemaakt. Aan het eind van een boekjaar levert het op eenvoudige wijze een overzicht van de reserveringen die gedaan moeten worden ten laste van het aflopende boekjaar (vanwege naijlende facturen). Een groot verschil met veel andere financiële systemen is zijn eenvoud en het feit dat het rapporteert op basis van aangegane verplichtingen (verstrekte opdrachten); dus niet alleen op basis van betaalde facturen. Een systeem dat rapporteert op basis van betaalde facturen ijlt maanden na op de werkelijkheid en is dus ongeschikt om te dienen als basis van budgetbewaking.

Eenvoudig, transparant, flexibel en betrouwbaar systeem

Het systeem dat wij gebruiken, bevat vele jaren praktijkervaring en vraagt nauwelijks investering. Slechts een beperkt aantal uren per week is voldoende om het systeem te vullen met data. Dit vullen van het systeem gebeurt niet met terugwerkende kracht; alleen nieuwe opdrachten en facturen worden opgenomen. Dit kan bijna altijd gebeuren met de menscapaciteit die binnen de huisvestingorganisatie of facilitaire dienst beschikbaar is. Gedurende de eerste 6 maanden kan de inrichting van het systeem nog worden aangepast aan inzichten die ontstaan tijdens het gebruik. Na deze periode worden de specificaties “bevroren”. De “bevroren” specificaties kunnen later eventueel van dienst zijn bij de aanschaf van een “professioneel systeem”. Is dit systeem dan niet professioneel? Voor een financial controller niet. Desondanks heeft het in een aantal zeer grote industriële organisaties (50.000 – 300.0000 m² BVO) al vele jaren goede diensten bewezen door de flexibiliteit, de lage kosten, de betrouwbaarheid, de inzichtelijkheid en de eenvoud; steeds functionerend naast de officiële financiële administratie. Het verdient zichzelf makkelijk terug door de transparantie die het oplevert. En die is nodig voor het afleggen van verantwoording en voor het ondersteunen van verbeterprocessen.

Snelle financiële terugkoppeling maakt snelle correcties mogelijk

Door de snelle financiële en gedetailleerde terugkoppeling die wordt verkregen, is het mogelijk de kosten van bijvoorbeeld correctief onderhoud te combineren met informatie over storingen. Zo kan gericht het onderhoud worden bijgestuurd. Naast het bewaken van exploitatiebudgetten kunnen ook investeringsbudgetten worden bewaakt. De projectmanager heeft dagelijks inzicht in de kostenontwikkeling van zijn projecten.

Structuur in financiële organisatie maakt kosten beheersbaar

Om huisvestingskosten te kunnen beheersen, hebben we dus op de eerste plaats een goed financieel systeem nodig. Daarnaast echter moeten de budgetten centraal worden beheerd. Tevens dient de bevoegdheid tot het geven van opdrachten en het doen van uitgaven formeel te zijn geregeld. Het is raadzaam om voor alle opdrachten die door interne klanten aan de huisvestingsbeheerder worden verstrekt, een systeem van interne offertes te gebruiken. Op deze wijze ligt vast wat geleverd wordt, op welke termijn en voor welk bedrag. Het bedrag wordt dan beschouwd als een te beheren budget. Zo vaak als gewenst kan de opdrachtnemer verantwoording afleggen aan de interne klant.

Transparantie bevordert kostenbesparing

Aan de hand van een heldere structuur kunnen ook de kosten van energieverbruik maandelijks aan de interne gebruikers worden gerapporteerd. Dit stimuleert het energiebewustzijn.
Transparante huisvestingskosten maken het vrij eenvoudig interne huurtarieven vast te stellen. Zo is het mogelijk de huisvestingskosten voor bijvoorbeeld het restaurant en de keuken toe te rekenen aan de restauratieve kosten. Op deze wijze ontstaan integrale kosten die het vergelijk met externe aanbieders nauwkeuriger maken.